Komunikasi Bisnis: Pengertian, Tujuan, Jenis Unsur, Tujuan

Komunikasi Bisnis – Dalam sebuah bisnis ada banyak hal yang perlu dipenuhi, selain memiliki bisnis plan, etika bisnis, juga membutuhkan suatu komunikasi bisnis yang baik dan jelas, hal ini sangat penting bagi seorang pemimpin, manajer, serta karyawan untuk melakukan pekerjaan serta memenuhi tanggung jawab.

Dengan komunikasi yang baik berbagai masalah serius mungkin akan terjadi, mulai dari karyawan, pemimpin, pelanggan yang tidak puas, bahkan laba yang perlahan akan menghilang.

Maka dalam sebuah bisnis sangat penting memenuhi unsur tersebut yang merupakan garis penting dalam perusahaan  dan akan membantu anda dalam membangun bisnis yang baik.

Apa Itu Komunikasi Bisnis?

Kini kita akan melihat apa sebenarnya komunikasi bisnis dan segala hal yang berkaitan dengan hal tersebut. komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang dalam dan di luar bisnis.

Dengan komunikasi yang efektif akan meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi kesalahan dengan cara karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan bisnis.

Komunikasi harus ada dalam setiap hal yang akan dilakukan oleh perusahaan, mulai dari ide bisnis baru, perencanaan proposal bisnis, membuat keputusan, pencapaian kesepakatan, pengiriman, hingga ke proses di mana sebuah perusahaan harus memenuhi pesanan konsumen agar terciptanya kesuksesan dalam berbisnis.

Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli

Berikut ini beberapa pengertian komunikasi bisnis menurut ahli:

1. Menurut Persing

Komunikasi bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambang – lambang yang meliputi keseluruhan unsur – unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian serta penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk lisan, tulisan, maupun non verbal dalam sebuah organisasi yang membayar orang yang secara bersama – sama memproduksi serta memasarkan barang – barang dan jasa untuk mendapatkan keuntungan

2. Menurut Kartz

Komunikasi bisnis adalah pertukaran ide, pesan serta konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial

3. Menurut Rosebalt

Komunikasi bisnis adalah pertukaran ide – ide opini, informasi, instruktur dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal maupun non personal melalui simbol atau tanda untuk mencapai tujuan – tujuan perusahaan.

Beberapa Jenis Komunikasi Bisnis

Berikut ini beberapa jenis komunikasi bisnis:

1. Komunikasi Internal ke Atas

Jenis komunikasi dalam bisnis yang pertama adalah komunikasi internal ke atas yang merupakan komunikasi dari bawahan ke manajer atau individu dengan adanya hierarki perusahaan.

Dalam hal ini seorang memiliki kewajiban memastikan bahwa sebuah informasi bisnis harus sampai ke atas untuk menciptakan pemahaman yang baik mengenai operasi bisnis.

Para karyawan akan memberikan laporan kepada manajer atau pemimpin mengenai survei, umpan balik, formulir, dan berbagai laporan penting lainnya demi mencapai tujuan komunikasi internal ke atas.

2. Komunikasi Internal ke Bawah

Jenis komunikasi internal selanjutnya adalah komunikasi internal ke bawah yang merupakan komunikasi yang mengalir dari atasan ke satu atau lebih ke bawahan.

Biasanya komunikasi internal ke bawah ini dibuat dalam bentuk arahan verbal, surat, atau memo. Contohnya membuat memo mengenai peraturan baru atau prosedur persyaratan keselamatan.

Dalam hal ini seorang pemimpin harus menjaga komunikasi yang tetap profesional dan jelas dengan para karyawan.

3. Komunikasi Bisnis Internal Lateral

Komunikasi bisnis internal lateral adalah hal yang terjadi antara karyawan di tempat kerja. Para karyawan bisa berkomunikasi bisnis dengan baik dengan cara yang lebih mudah pastinya sebab sudah banyak media komunikasi digital dan internet yang beredar.

Para karyawan bisa saling berkomunikasi melalui pesan, email, serta chatting. Komunikasi antar karyawan ini bukan hanya bisa dilakukan bagi mereka yang berada satu perusahaan.

Namun bagi mereka yang berbeda perusahaan juga memungkinkan melakukan komunikasi dan itu terjadi lebih teratur daripada jenis komunikasi lainnya. salah satu manfaat komunikasi antar karyawan adalah mereka bisa terlibat dalam produktivitas yang lebih aktif lagi.

4. Komunikasi Eksternal

Jenis komunikasi bisnis yang terakhir adalah komunikasi eksternal yang merupakan setiap komunikasi yang dilakukan dengan pihak luar seperti mitra, prospek, vendor, serta pelanggan.

Komunikasi yang dilakukan dengan pihak luar ini biasanya lebih kurang teratur jika dibanding dengan komunikasi internal lainnya.

Alasan Pentingnya Komunikasi Bisnis 

Berikut ini beberapa alasan pentingnya komunikasi dalam menjalankan suatu bisnis untuk kesuksesan dalam menjalankan usaha:

1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Dalam sebuah bisnis tentu sama membutuhkan kinerja per tim yang isinya adalah para karyawan. Dengan komunikasi yang baik maka satu tim bisa saling mendukung, melatih, serta mengingatkan para pemimpin untuk saling berkomunikasi.

Karena memang komunikasi adalah faktor internal teratas yang harus dilakukan oleh bisnis. Dengan adanya saling dukung maka akan meningkatkan keterlibatan karyawan yang lebih statistik dan meningkat.

2. Menghilangkan Silo Komunikasi

Mungkin kita masih jarang sekali mendengar istilah silo, lalu apa itu silo komunikasi? Yakni suatu keadaan saat sebuah tim atau departemen berbagi tugas umum namun berdasarkan pada kekuasaan serta status dari kelompok mereka.

Biasanya silo komunikasi dapat terjadi akibat terlalu banyak konten yang tidak relevan. Sehingga para karyawan cenderung enggan berbagi sumber daya serta ide dari departemen.

Para pemegang kekuasaan biasanya cenderung menyelesaikan suatu permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri, meski berbagai masalah yang mereka hadapi sering datang dari kinerja serta masalah di departemen lain.

Untuk menghilangkan tantangan ini tentu saja membutuhkan solusi dengan alat komunikasi yang tepat atau komunikasi bisnis yang tepat.

3. Menghilangkan Komunikasi yang Tidak Diperlukan

Komunikasi bisnis juga berperan penting dalam menghilangkan komunikasi yang tidak diperlukan. Salah satunya adalah bertujuan menghilangkan kelebihan email, sebab menurut penelitian para karyawan akan lebih sering menghabiskan waktu untuk mengirim email, sedangkan email tersebut tidak semuanya langsung dibuka.

Hal ini tentu saja membuang banyak waktu dan menjadi komunikasi yang tidak diperlukan. Usahakan mengirim email yang penting saja agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Komunikasi yang baik akan mampu mendukung kinerja atau produktivitas para karyawan dalam membangun sebuah perusahaan, sebab memang keberhasilan dan kemajuan sebuah perusahaan seharusnya berada di ujung jari karyawan.

Dengan adanya informasi yang berlebihan justru banyak membuang waktu kerja para karyawan, di mana mereka akan menghabiskan 2,5 jam setiap hari untuk mencari konten yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Banyaknya jam kerja yang terbuang tentu saja akan merugikan perusahaan, maka diperlukan komunikasi yang baik agar kinerja karyawan bisa semakin meningkat.

5. Meningkatkan Komunikasi Antar Departemen

Untuk meningkat kinerja perusahaan memang dituntut memiliki banyak relasi atau mitra salah satunya dengan berhubungan dengan departemen lain. Untuk menciptakan bisnis yang baik kita juga perlu menjaga komunikasi dengan para tetangga departemen agar para karyawan menjadi lebih produktif.

Dalam hal ini tentu saja para karyawan juga dituntut mampu berkomunikasi dan berkolaborasi dengan baik demi tercapainya tujuan dari komunikasi bisnis.

Unsur Dalam Berkomunikasi

Terdapat 5 unsur dalam komunikasi yang dikenal dengan rumus 5 W + 1 H, yang meliputi:

1. Komunikator
2. Pesan
3. Media
4. Komunikasi
5. Efek

Jika sudah memenuhi unsur komunikasi tersebut maka ada aktivitas komunikasi dalam sebuah kegiatan bisnis yang memiliki berbagai unsur tertentu, berikut penjelasannya:

• Tujuan : dalam sebuah organisasi atau perusahaan memiliki sebuah tujuan yang telah ditentukan yang harusnya sejalan dengan setiap komunikasi yang dilakukan.
• Memiliki informasi, opini, gagasan, serta instruksi : di mana dalam setiap komunikasi bisnis harus memiliki isi pesan yang lengkap dengan bentuk yang beragam sesuai dengan tujuan, situasi, serta kondisinya.
• Ada pertukaran : dalam komunikasi tentu saja harus memenuhi unsur pertukaran di mana dilakukan oleh sedikitnya dua orang atau lebih
• Memanfaatkan saluran personal atau impersonal : komunikasi bisnis yang dilakukan oleh dua orang atau lebih bisa dilakukan dengan berbagai cara, baik secara tatap muka maupun memanfaatkan media khusus.
• Memakai simbol atau sinyal : simbol atau sinyal yang dilakukan dalam komunikasi bisnis ini tentu saja yang bisa dimengerti oleh si penerima pesan agar segala pesan yang akan disampaikan bisa dimengerti
• Pencapaian target atau tujuan organisasi : komunikasi bisnis juga harus memiliki unsur tersebut, di mana sudah ditetapkan oleh manajemen sebelumnya.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Berikut ini beberapa tujuan dalam komunikasi bisnis:

1. Memberi Informasi

Komunikasi yang dilakukan dalam sebuah hubungan bisnis adalah memberikan informasi yang terkait dengan bisnis yang dijalankan kepada pihak lain.

Contoh informasi yang diperlukan dalam sebuah bisnis adalah saat seorang pemimpin membutuhkan seorang karyawan, maka informasi yang akan dilakukan dengan memasang iklan lowongan kerja melalui, radio, majalah, internet, serta media surat kabar.

Dalam menentukan media mana yang akan digunakan tergantung dari kesepakatan perusahaan karena memang setiap media memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing.

2. Melakukan Persuasi

Untuk mendapatkan tujuan yang baik di mana setiap informasi yang disampaikan oleh perusahaan mampu dipahami dengan baik dan benar oleh audiens, maka membutuhkan komunikasi persuasi kepada pihak lain.

Komunikasi persuasi biasanya dilakukan saat melakukan negosiasi dengan orang lain dalam bisnis dan diharapkan semua pihak yang berkaitan dapat mengoptimalkan negosiasi dengan memahami prinsip win – win solution.

3. Melakukan Kolaborasi

Tujuan dari komunikasi bisnis selanjutnya adalah untuk melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis dengan pihak lain, baik antar perusahaan maupun perorangan.

Dengan melakukan komunikasi yang baik, maka bisnis kolaborasi antar perusahaan domestik maupun dengan perusahaan asing maka akan dapat dilakukan dengan mudah.

Melakukan kolaborasi  dengan perusahaan lain memang sangat penting karena mampu memajukan perusahaan, selain itu kolaborasi antar perusahaan kini bisa dilakukan dengan mudah berkat kemajuan teknologi dan dunia internet.

Media telekomunikasi yang semakin lengkap bisa digunakan untuk komunikasi yang baik di antaranya telepon, faksimil, ponsel, email, serta telekonferensi.

Teknik Komunikasi Bisnis

Dalam berkomunikasi, ada beberapa teknik yang mesti diterapkan agar apa yang ingin disampaikan bisa tercapai:

1. Teknik Komunikasi Verbal

Terdapat beberapa teknik dalam sebuah komunikasi bisnis. Teknik – teknik ini akan membuat komunikasi yang dilakukan menjadi semakin baik.

Pertama adalah teknik komunikasi verbal yang digunakan untuk mendiskusikan sebuah gagasan atau ide, mengekspresikan opini, menjawab pesanan serta pendengaran yang baik.

Komunikasi verbal yang efektif yakni mengenai pesan yang disampaikan dapat diterima serta berani untuk mendapatkan sanggahan  serta tanggapan terhadap pesan yang telah disampaikan.

Dalam teknik komunikasi verbal hubungan secara tatap muka serta menggunakan alat komunikasi sangat diperhatikan.

Pentingnya pengolahan nada suara, serta ekspresi wajah perlu diperhatikan serta pengelolaan nada suara ketika menelepon juga penting untuk diperhatikan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Dalam suatu bisnis ada beberapa kegiatan yang membutuhkan komunikasi verbal, di antaranya:

• Presentasi
• Rapat
• Telepon resmi
• Meeting proyek

2. Teknik Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang paling sering dilakukan dalam sebuah bisnis, yakni menggunakan bahasa tubuh yang lebih banyak, maka dalam berhubungan dengan rekan bisnis menggunakan bahasa tubuh adalah hal yang sangat penting.

Dalam penggunaan bahasa tubuh ada beberapa gerakan yang sering dilakukan, seperti gerakan, postur, gestur, kontak mata merupakan hal penting dalam aspek komunikasi nonverbal.  

Dalam penggunaan kontak mata dalam komunikasi non verbal tentu kita tidak boleh melakukannya terlalu lama tetap menjaga durasi agar rasa ketertarikan anda dengan apa yang sedang dibicarakan tidak disalah artikan sebagai agresivitas.

Tujuan Komunikasi No Verbal

• Memberikan atau menyediakan informasi
• Mengatur arah suatu percakapan
• Mengendalikan orang lain
• Mengembangkan pesan – pesan verbal, memberi sifat, melengkapi, serta menentang pesan – pesan verbal
• Memudahkan berbagai tugas khusus.

Bentuk Komunikasi Non Verbal

• Untuk menunjukkan kemarahan akan menggertakkan gigi
• Untuk menunjukkan sedang serius berpikir maka akan mengerutkan dahi
• Untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya maka memasang gambar wanita / pria
• Untuk menunjukkan sedang melamun maka akan berpangku tangan
• Untuk menunjukkan rasa senang maka akan tersenyum dan berjabat tangan
• Untuk menunjukkan sikap tidak senang maka akan membuang muka
• Untuk menunjukkan tanda kesuksesan, cinta atau duka cita maka akan mengirimkan bunga

3. Komunikasi Tertulis

Teknik komunikasi bisnis selanjutnya adalah komunikasi tertulis, salah satu contohnya adalah email yang tampil lebih santai dibanding dengan surat biasa, namun kebanyakan perusahaan menggunakan email atau media pesan elektronik lainnya untuk berkomunikasi.

Selain itu email juga memiliki bobot yang sama tergantung pesan apa yang anda sampaikan dengan bahasa yang sesuai dengan standar bisnis tentunya. dalam komunikasi tertulis ada beberapa pertimbangan yang harus dilakukan, di antaranya:

• Audience atau pendengar : dalam membuat pesan tertulis seperti email, tentu saja anda harus memperhatikan audience yang akan membaca email anda. Sebelum mengirim pesan mempertimbangkan siapa audience yang akan anda tuju akan membantu membuat pesan anda lebih efektif
• Formalitas : formalitas dalam sebuah pesan tertulis dalam menjaga komunikasi yang baik juga sangat penting, dimana formalitas harus sesuai dengan tingkat pendengar, contohnya sebuah surat bisnis tentunya menggunakan bahasa yang lebih formal jika dibanding dengan surat yang ditujukan untuk keluarga atau teman.
• Gaya : gaya bahasa dalam membuat sebuah pesan tertulis tentu saja harus sesuai dengan gaya yang anda miliki. Jika mengirim pesan email tentu saja menggunakan bahasa yang lebih singkat, padat dan jelas.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari komunikasi dalam bisnis:

1. Fungsi Informatif

Fungsi informatif dalam sebuah perusahaan dapat diartikan sebagai suatu sistem pemprosesan informasi yakni seluruh anggota dalam sebuah perusahaan berharap bisa mendapatkan informasi yang lebih banyak, lebih baik serta tepat waktu.

Mendapatkan informasi yang jelas membuat seluruh karyawan mampu bekerja dengan lebih baik lagi dan mampu melaksanakan pekerjaan secara lebih pasti dengan tingkatan informasi yang berbeda pastinya sesuai dengan kedudukan masing – masing.

Contohnya jajaran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat kebijakan perusahaan serta untuk mengatasi segala permasalahan yang terjadi. Sedangkan bagi karyawan membutuhkan informasi mengenai jaminan kesehatan, sosial, izin cuti dan lainnya

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif berhubungan dengan segala peraturan yang berlaku dalam sebuah perusahaan. Dalam sebuah perusahaan ada dua pengaruh terhadap fungsi regulatif, di antaranya:

Mereka yang mempunyai kewenangan untuk mengendalikan seluruh informasi yang disampaikan merupakan fungsi dari atasan atau orang – orang yang duduk dalam jajaran manajemen.

Selain itu jajaran manajemen juga memiliki kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam sebuah perusahaan atau lembaga mereka dijajarkan dalam posisi lapisan atas. Hal ini juga tentunya membuat seluruh perintahnya bisa dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Sikap bawahan dalam menjalankan perintah tergantung pada beberapa hal berikut :

• Keabsahan pimpinan saat menyampaikan perintah
• Kekuatan pimpinan saat memberikan hukuman atau sanksi
• Kepercayaan bawahan kepada atasan sebagai seorang pemimpin
• Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

3. Fungsi Persuasif

Fungsi persuasif dirasa lebih akurat dan berguna dibanding dengan menggunakan kekuasaan serta kewenangan bagi seorang pemimpin dalam mengatur perusahaan, sebab cara ini dipercaya menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding dengan seorang pemimpin yang mengandalkan kewenangan dan kekuasaan.

4. Fungsi Integratif

Fungsi integratif difungsikan untuk perusahaan dalam menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melakukan tugas serta tanggung jawabnya dengan lebih baik.

***

Dalam komunikasi bisnis yang baik yang memenuhi semua unsur yang dibutuhkan tentu saja akan membantu sebuah bisnis akan berjalan dengan baik.

Dalam sebuah perusahaan jika pemimpin dan antar karyawannya tidak bisa berkomunikasi dengan baik maka kinerja perusahaan juga tidak akan baik, maka sangat penting menjaga komunikasi. Semoga artikel ini bermanfaat. Terima kasih.